王紅
（青島海洋地質研究所 青島 266071）
摘要 目前，在地質檔案資料的歸檔中，出現了越來越多的數碼照片檔案。本文針對數碼照片檔案在歸檔、管理上遇到的問題，提出了相應的措施與建議。
關鍵詞 地質檔案資料 數碼照片 檔案管理
近幾年，數字技術飛速發展，數碼相機如同手機壹樣得到了普遍應用，數碼相機在拍攝、保存、傳輸等方面所具有的優勢，是傳統的膠片攝影無法相比的。隨著數碼相機的普遍使用，目前，在地質資料的歸檔中，也出現了越來越多的數碼照片，科研人員經常會把數碼照片作為野外工作成果的壹部分送到檔案室歸檔。雖然數碼照片檔案也是電子文件的壹種，但它畢竟有著獨特的屬性和特征，在保存、管理上也應該有別於普通紙質檔案和電子檔案。
1 數碼照片的特性
1.1 數碼照片檔案是也是電子文件
數碼相機是壹種利用電子傳感器把光學影像轉換成電子數據的照相機。它具有數字化存取模式、與電腦交互處理和實時拍攝等特點。
在《原始地質資料立卷歸檔規則》中，對電子文件的定義是“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲於磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，並可在通信網絡上傳輸的文件”。
由以上的定義我們可以判斷，數碼照片檔案是電子文件的壹種。
1.2 數碼照片本質上仍屬於照片範疇
數碼照片不僅是電子文件，它還具有照片的屬性。《照片檔案管理規範》中對照片檔案的定義是：“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案壹般包括底片、照片和說明三部分”。生成數碼照片的主要目的就是以靜止攝影影像記錄定義中提到的各種活動，數碼照片與紙質照片雖然從原始表現形態和保存載體都不相同，沒有傳統意義上的底片，但數碼照片本身就可以沖印成紙質相片，也可以生成底片，傳統照片與數碼照片是可以相互轉換的。所以說，數碼照片主要的屬性仍是照片。
1.3 數碼照片的優缺點
數碼照片的優勢是顯而易見的：成像快、傳輸快、易處理、易編輯、易查閱，而且，即使存儲時間很久也不會出現變色、變形，便於長期保存；數碼照片還有著應用範圍較廣的優勢，可以在數碼相機和電腦上顯示、瀏覽、處理；以與刻錄機、打印機、電視機等多種設備連接傳輸，能夠在網上發布。
在有著顯著優勢的同時，數碼照片也存在著不容忽視的缺點：首先，數碼照片檔案信息與載體的可分離性，會導致對數碼照片的真實性的鑒別出現困難，通過電腦對數碼照片進行處理、修改是件很容易的事，這給原始檔案的認定帶來了難度。其次，是對軟件和硬件具有依賴性，數碼照片主要采取數據存儲，對它的處理過程必須通過電腦和各種軟件，壹旦這兩者出現損壞，對數碼照片的破壞會是毀滅性的
2 地質資料中數碼照片管理存在的問題
雖然各地質單位對地質檔案資料中數碼照片檔案的管理都非常重視，但目前數碼照片檔案還沒有實現真正意義上的規範化管理，主要包括以下兩個方面：
2.1 缺少統壹的數據標準和管理標準
數碼照片的格式、分辨率標準等方面都不能統壹，各單位對數碼照片檔案的管理有些是參照地方檔案管理部門制定的標準來管理，有些幹脆參照《照片檔案管理規範》和《電子文件歸檔與管理》自行制定本單位的管理方法，這些都會直接影響數碼照片檔案管理的質量。
2.2 數碼照片檔案在收集、歸檔、保管時存在壹系列問題
數碼照片多數采取數據存儲而非實物存儲，它本身沒有傳統意義上的底片，不用沖洗。數碼照片的拍攝者不壹定馬上把拍攝到的照片及時歸檔，檔案管理人員又無法對數碼照片的形成過程進行監控，這會造成數碼照片檔案歸檔不及時，容易導致漏歸。在保管方面也存在問題，數碼照片必須要依賴計算機等存儲設備才能存在，而這些設備本身的條件、故障，加上電腦病毒等，會造成數碼照片檔案的損壞和丟失。
3 加強地質資料中數碼照片歸檔的主要措施
與紙質照片檔案相比，數碼照片檔案無論是原始表現形態還是保存載體都不相同。因此，在管理上存在很大的區別，對數碼照片檔案的管理更加復雜。主要應從以下幾個方面入手，加強數碼照片檔案的管理。
3.1 地質行業的檔案資料管理人員應不斷提高自身的綜合素質
21世紀是知識經濟時代，知識具有非常突出的地位，不斷有新思想、新知識、新載體出現，這就在客觀上要求檔案資料管理人員必須不斷充實自己，不斷更新知識。除了掌握檔案學基本知識以外，還要多學習了解地質行業以及與本單位專業技術內容相關的專業知識，力爭使自己成為壹個既熟悉檔案專業又懂得本單位相關的專業知識，熟悉現代設備操作，壹專多能的復合型優秀檔案管理人才。
3.2 完善數碼照片歸檔制度
可參照和借鑒其他城市、其他行業以及兄弟單位的經驗，在收集、歸檔方面下工夫。地質檔案資料管理人員要及時了解課題進展情況，督促攝影者及時把數碼照片及時移交給檔案管理部門，並做好與照片相匹配的文字說明，包括日期、地點等，盡量做到反映照片的全部信息。
3.3 對數碼照片原始性的鑒定
原始性是檔案的基本屬性，這壹條對數碼照片檔案同樣適用。檔案資料管理人員應該平時多學習相關的知識，不斷積累經驗。數碼照片歸檔時，壹定要確定它們沒有經過修改、合成等後期加工。這項工作需要檔案工作人員的細心和耐心，應當參照歸檔課題的其他成果，仔細分析照片的畫面、色調、比例、整體風格等，在必要時，可以請相關專業的專家來鑒定真偽。總之，對數碼照片的原始性的鑒定和確認是非常重要的環節。
4 對數碼照片檔案的整理和保管
對地質檔案資料中數碼照片的管理，應該同電子文件的管理壹樣，實行雙套管理。壹套完整的數碼照片檔案，應該包括數碼圖像文件、紙質數碼文件、文字說明3個部分。
4.1 數碼圖像文件部分
歸檔前，首先同歸檔的科研人員壹起對數碼照片進行篩選，把重復的、不清晰的數碼照片剔除掉，然後將確定歸檔的數碼照片作為壹份電子文件著錄，在不同的計算機上至少保存兩個備份。光盤至少要刻錄出兩套，壹套作為歸檔內容的壹部分，隨其他的研究報告、圖件等壹同歸檔，順序編號，不需要單獨分類。這樣，在將來查找同壹課題的檔案資料時比較方便快捷。另壹套單獨存放，封存保管。
4.2 紙質數碼照片部分
壹些文章作者認為，把數碼照片制作成紙質照片保存沒有必要，我個人認為是很有必要的。與數碼照片相比，紙質照片具有它獨特的優勢。備份1套紙質數碼照片，可以防止重要數碼文件被破壞造成的損失，具體的管理方法參照紙質照片的歸檔管理方法即可。歸檔紙質數碼照片時，應仔細與數碼圖像文件核對，數碼圖像文件內容與相應的紙質照片內容完全壹致才能歸檔。
4.3 數碼照片的文字說明部分
文字說明部分應反映數碼照片的主要信息內容，標明所屬課題名稱、拍攝時間、地點、拍攝者、像素、圖像格式等。數碼照片刻錄成光盤後，應在光盤上附外標簽，粘貼在光盤包裝物上，不能直接在光盤上寫字或粘貼標記，以免影響光盤的閱讀。標簽上應填寫地質檔案案卷號、載體號、題名、寫入數據的日期等。除此之外，在光盤盒上壹定要標識出光盤的硬件和軟件環境。
目前，對於地質資料中數碼照片的管理，盡管還存在著很多有待於探索的地方，但只要能清醒地認識和正確對待這些問題，並采取相應的措施，相信壹定會很快形成壹套有效、規範的管理方法，以確保數碼照片的原始性、真實性和可靠性，使數碼照片檔案能夠充分發揮它的優勢，極大地豐富地質資料的內容。
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