壹、成立籌備工作組：
（壹）、主題：以商會成員聚會、以商謀商為中心，商會成員及貴賓品嘗荔枝活動，分行業邀請有代表性商會成員進行商業機會與經驗分享交流。
1、適逢荔枝季節，組織靈山商會廣州（佛山待定）片區會員活動；
2、商會成員為主導，借本次機會，由成員單位各自邀請自己的商業相關、領導、客戶、朋友參與，洽談業務，贈送靈山荔枝、特產，增進與廣東區域的客戶關系，提升自己的朋友商業圈範疇。
（二）、時間：6月22日（周五）16:30~21:30時，品嘗交流會＋晚宴
（三）、成員單位各自確定嘉賓名單，制作電子邀請函。
（四）、接龍報名：6月12日上片區商會成員群接龍。
確定截止報名時間：6月20日下午18：00。
（因需要確定采摘運輸上來的人手壹箱荔枝數量）。
（五）、參加人員：
廣東省廣西靈山商會成員主導：
（1）、 統壹邀請嘉賓：商會會長、幾大片區會長及副秘書長約10人；
（2）、 參加人員：廣州（佛山待定）片區商會成員；目的 就是為我們商會片區成員單位提供壹個更有歸屬感的商業機會平臺，商會成員都可以邀約自己的客戶，親朋好友***享"靈山荔枝節"為自己事業在"廣東的發展"增強活力。商會成員自己個人享有免費參加活動的權利，有友好幫助宣傳商會與家鄉的責任，擁有活動現場每位成員免費帶回壹箱“靈山荔枝”的福權。
（3）、 邀請嘉賓：只有商會成員才享有自己邀請自己的客戶、領導、商業朋友、親友參加權利，參加報名接龍時註明人數，嘉賓位數可3、5位或10位8位，或2、30位，自己決定； 但產生的費用由邀請者自己負責。例如：曹會長邀請5圍客人，該5圍酒席的費用（1000X5=5000元）（人手壹箱荔枝：50箱×80/100元=4至5千元）全部由邀請人曹會長私人承擔，報名時提前將費用交付組委會。在活動會場現場品嘗的靈山荔枝，靈山酒、與參加現場活動獎品、抽獎活動的收獲，全部在商會經費支出，如有贊助商給予的人手禮也可以免費享得。
鑒於部份嘉賓有其特殊性質，不便在公開大廳用餐的，可以向會務組提出要私密包間與在包間自帶靚酒水，但超支費用自理
二、地點與主題荔枝準備情況：
（壹）、地點：廣州市番禺區（交通便利）常聚酒家；
（二）、現場布置：下午的會場，音響，簽到板，晚宴會場。
（三）、餐飲：點菜，酒水、飲料采購。（建議采購些靈山鹹菜、靈山米酒等）
（四）、荔枝采購：聯系靈山采購，保證新鮮、及時。
1、經了解，在6月20-22日，好的靈山荔枝品種為：桂味，當地采購價約10元/斤，冷鏈運輸：第壹個10斤52元，以後每增加10斤增加36元，即運費先按5元/斤預估；可以包冷鏈運輸小貨車，運費商議。
2、運輸方案：21日下午在靈山果場摘果，裝保溫箱上冷鏈車，22日下午到活動酒家卸貨，保證荔枝新鮮。
3、所需荔枝數量：按20圍臺預估，每圍臺面品嘗的荔枝預留20斤，***400斤；每位（成員+客人）預計每人拿走壹箱8斤左右，200人×8斤/人=1600斤，總預算2000市斤左右。
（五）、聯系贊助切合荔枝節主題：可以接受少量有需求的商會成員企業、靈山商家的贊助會場設置產品（特產）展覽區，適當收取贊助費3000元、作為當晚晚會禮品獎品的補充經費；也可以聯系會務組，贊助活動人手禮品，增加嘉賓收獲感，實現贊助商宣傳自己的目的。贊助商能夠得到活動現場的企業（產品）宣傳展位壹個，組委安排兩位工作人員就餐，超出人員提前通知按嘉賓計費。
（六）、晚宴流程、節目安排。
簡潔至詞、企業商業模式介紹與經念分享，表演節目、遊戲、抽獎活動，荔枝文化介紹與分享，靈山旅遊文化分享等。
三、現場組：
（壹）、簽到板。
（二）、會場橫幅。
（三）、宣傳單張：宣傳靈山荔枝，廣東靈山商會及廣州片區。贊助企業可以印制宣傳單張。
（四）、攝影人員安排：攝影器材、攝影人員、攝影要求
四、財務：財務預算確定，費用控制與收取。
（壹）、以商會廣州（佛山待定）片區返還費用為主開支經費。商會成員免費參加。
（二）、經費支出管理規定：每圍餐標，盡量按每圍每人100元計算，10人約1000元/圍。荔枝預算按每人均（現場品嘗+帶走每個人10斤計算）預算120元人，酒水飲料人均：30元，這樣總預算盡量控制在200-250/人以及內；
商會成員個人部分由片區返還費用中支付；邀請嘉賓費用：由報名的成員負責支付給組委會會計處。邀請者收不收其邀請嘉賓費用組委會不再跟進負責，如沒有我商會成員作為邀請者的嘉賓，組委會不接受非會員引介的報名，同時組委會不接受現場現金交費，現場只有簽到、拍照、品荔枝、與商業溝通。